Существует две возможности оформления двух командировок подряд:

• Каждая из командировок оформляется отдельным пакетом документации.
• Документально две командировки объединяются в одну.

Оформляем две командировки

При планировании отъезда работника предприятия или организации из одной командировки в другую (отъезд в новую командировку в день приезда из другой) по каждой из них оформляются:

• Приказ по организации.
• Служебное задание.
• Командировочное удостоверение (за исключением случаев направления работника в страны СНГ).

В табеле учета отметка о присутствии сотрудника на рабочем месте в день приезда-отъезда проставляется в соответствии с внутренними нормативными документами или по договоренности с руководством. Расчет оплаты суточных расходов осуществляется в соответствии со ст. 168 ТК РФ, а также коллективным договором предприятия или иным локальным документом, не противоречащим Трудовому кодексу.

Оплата суточных в ситуациях «две командировки в один день» происходит точно так же, как и при обычной командировке: деньги возмещаются сотруднику из расчета за каждый день нахождения в командировке.

Сложности при оформлении двойных командировок связаны, главным образом, с тем, что основные нормативные акты, регулирующие данные отношения («Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» и Трудовой кодекс), конкретно описанную ситуацию вообще не рассматривают. Следовательно, возникает вопрос, в каком размере и каким образом начислять работникам суточные в день приезда-отъезда? В соответствии с рекомендациями Минфина РФ в таком случае можно предусмотреть два способа:

• Оплатить двойные суточные, исходя из того, что оплате подлежат как первый день новой командировки, так и последний день той, из которой работник прибыл.
• Оплатить суточные расходы работнику в одинарном размере, исходя не из количества командировок как таковых, а из общего количества суток, которые сотрудник провел в двух командировках вместе взятых.

При использовании обоих вариантов претензий со стороны налоговых органов не должно возникнуть.

Объединяем командировки

При предварительном планировании командировок работника можно предусмотреть вариант, при котором они будут объединены. С точки зрения предотвращения каких-либо претензий от налоговиков, такой способ оформления является наиболее безопасным. При таком оформлении двойной командировки работодатель не будет испытывать сложностей с выплатой сотруднику двойных суточных. Здесь могут возникнуть нюансы, связанные с оформлением командировочных документов. Но эта проблема легко решаема путем выдачи сотруднику одного служебного задания, в котором будут изложены все места назначения и задачи, которые работник должен решить в каждом из них. Приказ на такую командировку по организации издается один с перечислением мест, куда направляется сотрудник, целей и общей длительности командировки.

Может ли у сотрудника в один день закончится одна командировка и в этот же день начаться другая командировка?

Ответ

Ответ на вопрос:

Трудовое законодательство не содержит запрет на подобную ситуацию, то есть сотрудник может в один день вернуться из командировки и в этот же день отправиться в другую командировку.

В этом случае на каждую командировку надо будет оформить свой пакет документов. И сотрудник должен успеть отчитаться (представить авансовый отчет) по первой командировке.

Но в этой ситуации возникает проблема с оплатой суточных, поскольку нет однозначного ответа на вопрос о том надо ли выплачивать суточные по каждой командировке или выплатить суточные только за один день (подробно об этой проблеме см. приложение к ответу). При этом в локальном акте организации можно закрепить, что в этом случае такой день рассматривается как один календарный день командировки и суточные выплачиваются именно за 1 день.

Поэтому в подобных ситуациях работодателям целесообразно объединять посещение нескольких мест в одну командировку, это снимает все вопросы, связанные с оплатой суточных и авансовым отчетом по командировке.

КАК ПЕРЕСЕКАЮТСЯ ДВЕ КОМАНДИРОВКИ

Суточные по двум командировкам

Суточные относятся к дополнительным расходам, связанным с проживанием сотрудника вне постоянного места жительства. Работодатель обязан выплачивать их работнику на основании ТК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, составленным в соответствии с Положением.

Так, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути ().

Продолжительность нахождения сотрудника в командировке исчисляется в календарных днях. При этом за день отъезда и день приезда суточные выплачиваются в полном размере, даже если сотрудник уехал поздно вечером, а вернулся ночью или рано утром.

Однако ни Трудовой кодекс, ни Положение не рассматривают ситуацию, когда работник в один и тот же день возвращается из командировки и убывает в следующую.

Документальное подтверждение суточных

По мнению Минфина России, при налогообложении прибыли размер расходов в виде суточных можно подтвердить командировочным удостоверением. При этом представление чеков и квитанций, на основании которых работник израсходовал полученные суточные, не требуется ().

Возникает вопрос: в каком размере следует начислить суточные за этот день? Возможны два варианта. Рассмотрим их.

Выплата суточных в двойном размере. Организация может исходить из того, что суточные положены за каждый день каждой командировки. То есть нужно оплачивать последний день первой командировки и первый день второй командировки независимо от того, что они приходятся на одно и то же число. В данном случае суточные за этот день выплачиваются в двойном размере.

А как быть, если работник вернулся из командировки по России и сразу уехал в загранкомандировку? Согласно Положения при следовании сотрудника с территории РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ — в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

В данной ситуации установлены разные нормы для командировок. Поэтому суточные за день пересечения границ выплачиваются с учетом обеих норм.

ПРИМЕР 3.

Д.Ю. Чехов работает в ООО «Хрусталь». В положении о на-
правлении работников ООО «Хрусталь» в служебные командировки
указано, что возмещение расходов на выплату суточных осуществля-
ется в следующих размерах:

— 700 руб. — за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ;

— 2500 руб. — за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Утром 29 октября 2012 года Д.Ю. Чехов вернулся из командировки по территории России, а вечером убыл в загранкомандировку. Необходимо определить размер суточных, причитающихся за этот день.

РЕШЕНИЕ.

Если на основании локального нормативного акта порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, предусматривает оплату суточных в двойном размере при двух командировках в один день, Д.Ю. Чехов получит за 29 октября 2012 года суточные в сумме 3200 руб. (700 руб. + 2500 руб.).

Налоговые риски удвоения суточных. У компании, которая установит двойные суточные за один день, могут возникнуть налоговые риски.

Значит, если внутренние нормы компании предусматривают выплату суточных в двойном размере за последний день первой командировки и первый день второй командировки, страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных.

Выплата суточных в одинарном размере. При определении размера суточных можно отталкиваться от количества календарных дней нахождения работника в командировке, а не от числа командировок, приходящихся на конкретную дату.

Тогда суточные за последний день первой деловой поездки и первый день второй командировки будут начислены в одинарном размере.

А как при таком варианте поступить, если работник вернулся из командировки по России и в этот же день убыл в заграничную командировку?

Для ответа на данный вопрос еще раз обратимся к Положения. Так, при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. Так как нормы для российских и зарубежных деловых поездок установлены разные, организация не вправе начислить командированному сотруднику суточные по норме, утвержденной для командировок внутри страны. То есть за день пересечения командировок работник должен получить суточные в большем размере по норме, действующей для иностранных поездок.

В целях налогообложения прибыли одну часть суточных можно отнести к первой командировке, а другую часть — ко второй.

Заметим, что при таком способе начисления суточных налог на доходы физических лиц уплачивается, только если их размер превышает ():

— 700 руб. — за день командировки на территории РФ;

— 2500 руб. — за день командировки на территории иностранного государства.

Порядок распределения размера суточных для учета их в составе расходов следует прописать в коллективном договоре (локальном нормативном акте).

Если работник отправляется в зарубежную командировку, достаточно оформить только служебное задание и издать приказ.

Для документального подтверждения командировочных расходов работник должен приложить к авансовому отчету копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении государственной границы РФ.

Суточные при посещении нескольких стран. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника ().

Обратите внимание: при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. В подобном случае нужно руководствоваться приказом 5 , распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в гостиницах.

Учет расходов. Если сотрудник направлен со служебными заданиями сразу в несколько мест, при исчислении налога на прибыль в расходах учитываются также затраты по проезду из одного населенного пункта в другой, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей ( п. 1 ст. 264 НК РФ и Положения).

Иногда для переезда из одного населенного пункта в другой работники, находящиеся в командировке, арендуют автомобиль. В такой ситуации расходы на его аренду можно учесть в целях налогообложения прибыли, если они обоснованны и документально подтверждены ( и ).

Обратите внимание: оправдательные документы, составленные на иностранных языках, обязательно должны иметь построчный перевод на отдельном листе на русский язык ().

Запись в табеле. При направлении сотрудника в служебную командировку в несколько мест табель учета рабочего времени оформляется в общем порядке. То есть за все дни командировки проставляется код К или 06.

Запретные документы в кадровой службе
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Минфин России в ответе на обращение налогоплательщика разъяснил, что оплата проезда сотрудника из командировки к месту работы, если он обратно не вернулся, а ушел в отпуск, не является экономически оправданной и не может быть включена в состав затрат, снижающих налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 21 октября 2016 г. № 03-03-06/3/61516 " ").

В рассмотренном примере после выполнения служебного поручения сотрудник из командировки не вернулся, а остался в том же месте для проведения отпуска. В этом случае днем окончания командировки следует считать последний день перед отпуском, уточнили финансисты. Следовательно,расходы по оплате его проезда к постоянному месту работы не отвечают критериям признания расходов, предусмотренным . Организация в данном случае оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из служебной командировки. Соответственно, компания не вправе учесть указанные расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Отметим, что ранее Минфин России занимал противоположную позицию, полагая, что если работник с разрешения руководителя организации остался в месте командировки, используя выходные дни, либо выехал к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки, оплата организацией проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды. Соответственно, эти затраты можно учесть в расходах по налогу на прибыль ().

Можно ли возместить стоимость проезда сотрудника к месту командировки и обратно на такси, узнайте из материала "Расходы на проезд в командировках в целях налогообложения прибыли" в "Энциклопедии решений. Налоги и взносы" интернет-версии системы ГАРАНТ.
Получите бесплатный доступ на 3 дня!

Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (). Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ().

Вместе с тем, при исчислении налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ). При этом, расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (). Расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией продукции ().

При направлении работника в командировку (приказ о командировании с 19 по 24 сентября) в связи с отсутствием прямых авиарейсов до место назначения был запланирован маршрут Салехард-Тюмень-Новосибирск-Тюмень-Салехард,при возвращении из командировки сдан авансовый отчет, работником покупались билеты на самолет по указанному маршруту, но по возвращении из командировки, сотрудник прилетел в Тюмень 22 числа в вечернее время, а в Салехард вылетел только 24 числа (в пределах командировочного срока) по причине отсутствия билетов на 23 число. Необходимо ли в бухгалтерию организации предоставлять какие-либо документы, подтверждающие отсутствие билетов на 23 число и правомерно ли взыскание стоимости обратного перелета из командировки с сотрудника, если он не подтвердит отсутствие билетов на 23 число?

Ответ

Если сотрудник вернулся из командировки в пределах сроков командировки, то оснований для подтверждения отсутствия билетов и удержания стоимости билет, нет.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .

«Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

 авансовый отчет и подтверждающие документы к нему - подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;*

 ксерокопии загранпаспорта - с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение».

«Налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д. При этом вид общественного транспорта (самолет, поезд и т. д.) и уровень обслуживания в нем (бизнес-класс, вагоны повышенной комфортности и др.) не важны*. Такие выводы есть в письме Минфина России от 10 июня 2016 № 03-03-06/1/34149.

Даже если по расходам на проезд нет оправдательных документов, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: как учесть при расчете налогов и взносов расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке

Расчет налога на прибыль и НДФЛ зависит от обстоятельств. Если сотрудник вернулся из служебной поездки значительно позже (например, провел в месте командировки отпуск), не учитывайте расходы на билет при расчете налога на прибыль и удержите с них НДФЛ. Страховые взносы с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд не начисляйте.

Налог на прибыль

Затраты на обратный проезд включите в состав расходов, только если отклонения в датах небольшие и более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя. В нем надо указать целесообразность выбытия в более раннюю или позднюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).*

Приказ директора поможет обосновать расходы, например, в ситуации, когда командировка закончилась в последний рабочий день недели, а сотрудник вернулся из нее в один из ближайших выходных. Например, остался в месте командировки на субботу и воскресенье.

Не включайте затраты на проезд в расходы, если сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки. Если сотрудник вернулся домой только после отпуска, расходы на оплату его билета экономически необоснованны. В этом случае получается, что организация оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из служебной командировки. Ведь командировка закончилась в последний день перед отпуском (письма Минфина России от 21 октября 2016 № 03-03-06/3/61516 и от 20 ноября 2014 № 03-03-06/1/58868).

Главбух советует: есть аргументы в пользу того, что расходы на возврат из командировки после отпуска можно учесть при расчете налога на прибыль. Они пригодятся, если вы готовы судиться

Работодатель должен компенсировать сотруднику расходы на проезд в командировку и обратно (ст. 168 ТК РФ). Делать это нужно независимо от того, сколько времени сотрудник провел в месте назначения и при каких условиях он вернулся. В законодательстве нет требования о том, что дата обратного билета должна точно совпадать со сроком окончания командировки.

Расходы на проезд сотрудника из места командировки уменьшают базу по налогу на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти расходы экономически обоснованны, так как организация оплачивает их в своих интересах, а не в интересах сотрудника. Точно такие же расходы она бы заявила, если бы сотрудник вернулся домой сразу после служебной поездки. Поэтому расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, который подтвердил целесообразность затрат).

Такие выводы следуют из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 11 августа 2014 № 03-03-10/39800, от 26 августа 2013 № 03-03-06/1/34813, ФНС России от 20 августа 2014 № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»). Аналогичная позиция приведена в постановлении ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 № Ф09-3838/07-С2».

На вопросы отвечала Н.Г. Бугаева, экономист

«Путешествия» по службе: решаем командировочные вопросы

Кто-то направляет сотрудников в командировки чаще, кто-то - реже. Кто-то - на дальние расстояния, а кто-то - в соседние города. Независимо от этого бухгалтеры сталкиваются с проблемами, связанными с оформлением командировочных документов и учетом командировочных расходов. Поток вопросов по этой теме от наших читателей не иссякает, поэтому мы снова к ней возвращаемся.

Аванс для нескольких работников можно выдать одному ответственному

А.Н. Сизонова, г. Великий Новгород

Директор и его заместитель поехали в командировку. Аванс на обоих работников получил директор. Он же потом заполнил авансовый отчет. К нему он приложил оправдательные документы по всем расходам (билеты, гостиничный счет и т. д.) как за себя, так и за своего заместителя. Имел ли право директор отчитываться за другое лицо? Надо ли каждому командированному составлять отдельный авансовый отчет?

: Выдача командированному директору аванса на оплату проезда и гостиницы и для него самого, и для его заместителя ничем не запрещена. Только авансовый отчетформа № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 в таком случае должен быть оформлен от имени директора, и в нем он отчитается по своим расходам, даже если платил за двоих. Проверьте, чтобы все документы на оплату были оформлены именно на директора. Ведь подотчетное лицо не может передавать другому работнику полученный авансп. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 . И если директор поделится со своим заместителем частью авансовых денег, тот их потратит и это будет зафиксировано в каких-либо платежных документах, оформить это надо будет следующим образом. Вы должны будете возместить «на бумаге» расходы заместителюст. 168 ТК РФ ; п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение) . При этом ему тоже нужно будет составить авансовый отчет, несмотря на то что аванс ему не выдавалсяст. 168 ТК РФ ; п. 26 Положения ; Письмо Минфина России от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764 . А у директора покажите часть аванса, которую он должен будет вернуть организации.

Добровольное страхование работника «в дороге» в расходах не учесть

М.С. Бологова, г. Омск

Некоторые наши работники по возвращении из командировки прикладывают к авансовым отчетам билеты и полисы добровольного страхования пассажира от несчастного случая. Если мы возместим стоимость страховок работникам, можно ли учесть эти расходы при исчислении налога на прибыль? Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в ПФР и ФСС при возмещении расходов на такую страховку?

: В целях налогообложения прибыли эти расходы безопаснее не учитывать. В отличие от расходов на обязательное страхование расходы на добровольное страхование пассажиров не относятся к расходам на проездп. 12 Положения , поэтому как командировочные расходы их учесть нельзяподп. 12 п. 1 ст. 264 , п. 6 ст. 270 НК РФ . В таком же ключе несколько лет назад высказался и Минфин, отметив, что добровольное страхование пассажиров, оформленное отдельным от билета документом - страховым полисом, нельзя учесть в расходах по налогу на прибыльПисьмо Минфина России от 10.05.2006 № 03-03-04/2/138 .

Судебная практика по этому вопросу противоречива. Уральский ФАС однажды пришел к выводу, что расходы на такое страхование нельзя учесть в целях налогообложения прибылиПостановление ФАС УО от 30.01.2008 № Ф09-57/08-С3 . В другом деле суд решил, что такие расходы можно было бы учесть в «прибыльных» как расходы на оплату труда, но только если бы страхователем был работодатель, а не работник (именно организация должна приобрести билеты и полисы добровольного страхования, то есть должна быть указана в качестве плательщика)Постановление Семнадцатого ААС от 31.10.2007 № 17АП-7393/07-АК .

А в Москве суд один раз вынес противоположное решение: взносы на добровольное страхование пассажира (работника) могут быть учтены как расходы на оплату трудап. 16 ст. 255 НК РФ ; Постановление ФАС МО от 29.03.2010 № КА-А40/2482-10 .

С просьбой разъяснить ситуацию мы обратились к специалистам Минфина.

Из авторитетных источников

Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“ Если командировки были по территории России, то расходы на такой вид страхования для целей налогообложения прибыли учесть не получится. Поскольку в расходах на командировки, предусмотренных ст. 264 НК РФ, они не поименованыподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Если же речь идет о заграничных командировках работников, то единственный вариант, когда добровольное страхование пассажиров может быть включено в расходы по налогу на прибыль, - это если такое страхование необходимо для получения визы в страну, куда организация направляет работникап. 23 Положения . Но мне такие случаи неизвестны” .

Приятно, что с этой компенсации не нужно удерживать НДФЛ. Ведь суммы страховых взносов, уплаченных работодателем по договорам добровольного личного страхования за работника, в налоговую базу по НДФЛ не включаютсяп. 3 ст. 213 НК РФ ; п. 1 ст. 934 ГК РФ . Такого мнения суды придерживались всегдаДополнительное постановление ФАС СЗО от 26.05.2011 № А56-36252/2010 ; Постановления ФАС МО от 24.12.2009 № КА-А40/13953-09 ; ФАС ПО от 24.01.2008 № А65-28694/2006 . А теперь с этим не спорит и Минфинп. 1 Письма Минфина России от 17.12.2010 № 03-04-06/6-311 .

Начислять на сумму компенсации страховые взносы во внебюджетные фонды, на наш взгляд, тоже не надо. Страхование пассажиров от несчастных случаев - добровольное личное страхование. А суммы в рамках такого страхования не облагаются взносамиподп. 2 п. 1 ст. 4 Закона РФ от 27.11.92 № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» ; ч. 1 ст. 7 , п. 5 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» (далее - Закон № 212-ФЗ) . Но отметим, что разъяснений внебюджетных фондов конкретно по рассматриваемому виду страхования нет.

Если же вам кажется, что учет такой страховки может создать для вас слишком много проблем, просто не возмещайте работникам ее стоимость.

На группу можно оформить общее командировочное удостоверение и общее служебное задание

Е.Р. Глухова, г. Кемерово

Мы часто направляем в командировки нескольких работников в одно место для выполнения одного общего задания. Срок командировки у них, как правило, одинаковый. Можно ли в таких ситуациях заполнять одно служебное задание и одно командировочное удостоверение на всех? Надо ли прикладывать к авансовому отчету каждого из них путевой лист, если все они поехали в командировку на одном автомобиле, принадлежащем нашей организации?

: В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки ничего не сказано о возможности оформления «общих» документов на несколько человек сразупп. 6, 7 Положения . Однако и запретов по этому поводу нет. В вашей ситуации сначала стоит оформить приказ о направлении в командировку группы работников, по тратам которых будет отчитываться один из них - ответственный. На него же можно возложить обязанность по оформлению общих командировочных документов.

Утвержденная форма служебного заданияформа № Т-10а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 может быть заполнена только на одного человека. Но ничто не мешает вам добавить в нее нужные графы и строки так, чтобы в ней можно было указать сведения обо всех командируемыхПорядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20 . А ваш ответственный по возвращении заполнит общий отчет о выполнении служебного задания.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10)форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 необходимо для подтверждения срока пребывания в командировкеп. 7 Положения , п. 19 Положения . Но только одного работника, а вам нужно проконтролировать всех. Поэтому если вы оформляете одно удостоверение на нескольких работников, то его лучше дополнить, в частности, отметкой о количестве прибывших и выбывших. Ведь кто-то может и не доехать до пункта назначения, например, если заболеет. К тому же вы можете кого-то отозвать из командировки раньше, чем запланировано, или, наоборот, продлить срок командировки. Проследит за проставлением отметок в командировочном удостоверении опять же ответственный группы.

Изменения и дополнения форм должны быть утверждены приказом (распоряжением) руководителя. Можно оформить эти модифицированные формы как приложение к учетной политикеп. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н .

Что касается путевого листаформа № 3, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 ; Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 ; Письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 , то он нужен для учета работы транспорта и начисления зарплаты водителю, а не для подтверждения расходов на проезд. Поэтому к авансовому отчету его прикладывать не надо. А чтобы у проверяющих не возникло вопросов, были ли вообще ваши работники в командировке, если нет расходов на проезд, можно прямо в приказе о направлении работников в командировку указать, что поедут они туда на автомобиле, принадлежащем организации, такой-то марки и с таким-то номером.

Расходы на жилье без подтверждающих документов не учтешь

Н.П. Граур, г. Новокузнецк

В командировке работник снимал квартиру. «Расходных» документов нет. В нашем внутреннем положении о командировках записано: если работник не представляет документы по найму жилья, расходы ему возмещаются исходя из 100 руб. в сутки. Можно ли учесть эти суммы при расчете налога на прибыль? Как быть с НДФЛ и взносами?

: Чтобы учесть расходы по найму жилья в командировке при расчете налога на прибыль, обязательно нужны документы, подтверждающие эти расходыподп. 12 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 252 , п. 49 ст. 270 НК РФ . Пусть даже это будут документы, которые только косвенно подтвердят, что сотрудник потратился на наем жилья. В вашей ситуации работник мог представить вам хотя бы расписку от собственника квартиры с указанием в ней суммы, которую он получил от вашего работника.

Вместе с тем, несмотря на однозначное требование НК, как минимум дважды суды приходили к выводу о том, что возмещенные расходы на жилье в пределах установленных локальным актом организации норм все же могут быть учтены в «прибыльных» расходахподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Постановления Тринадцатого ААС от 13.05.2008 № А56-37640/2007 ; Четырнадцатого ААС от 02.06.2008 № А05-4612/2007 . Но, как вы понимаете, это мнение судов. И если вы будете учитывать в расходах не подтвержденные документами затраты работников на жилье, то свою позицию вам тоже, вероятно, придется доказывать в суде.

Такое возмещение приносит работнику скромный доход, который, кстати, НДФЛ не облагается. Но опять же в пределах норм, установленных вашим локальным актом, которые не могут превышать 700 руб. в сутки при командировках по территории России и 2500 руб. при загранкомандировкахп. 3 ст. 217 НК РФ .

А вот страховые взносы на такую выплату безопаснее начислитьч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ ; Письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 № 3416-19 . Хотя ранее Минздравсоцразвития высказывало противоположную точку зренияПисьмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19 .

Для возмещения расходов на проезд подойдут и косвенные доказательства

И.К. Гронская, г. Миасс

Наш работник вернулся из командировки без обратного билета, сказал, что не может его найти. Должны ли мы теперь возмещать ему расходы на обратный проезд, и если да, то как?

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Необходимо собирать все документы по расходам на проезд и жилье во время командировки и затем представить их в бухгалтерию. Если подтверждающих документов не будет, затраты работнику могут не возместить.

: Вы, конечно, можете возместить работнику стоимость проезда, но не сможете учесть ее в расходах, если не будет других документов, которые косвенно подтвердят, что командированному и впрямь пришлось потратиться на проезд. А вот если таковые найдутся, то вполне можно будет учесть в базе по налогу на прибыль стоимость проездаподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Из документов должно быть видно, что:

• командированный покупал билет на этот вид транспорта (это могут быть любые банковские документы, чеки терминалов, ККТ и др., подтверждающие оплату билета);
• он им воспользовался (например, подойдет посадочный талон на борт самолета, который докажет, что работник вернулся именно этим рейсом).

Кроме того, можно обратиться к организации-перевозчику за справкой, из которой будет видно, каким рейсом прилетел работник и какова была стоимость билетаПисьмо Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-07/6 . Сегодня очень многие компании, занимающиеся пассажирскими перевозками, ведут базы данных - в них содержится вся информация о совершенной поездке. И, как правило, она там хранится в течение нескольких месяцев.

Документы на иностранном языке надо переводить

В.М. Супонева, г. Москва

Наша организация выполняет строительно-монтажные работы в Иране. Туда мы отправили работников, которые закупали на месте инвентарь и материалы. В бухгалтерию они сдали квитанции на иностранном языке (фарси). В документах цифры индо-арабские, совсем непохожие на наши, но есть служебные записки работников с указанием потраченных сумм. Как заполнить авансовый отчет, чтобы потом не пришлось спорить с проверяющими из налоговой?

: Авансовый отчет (форма № АО-1)форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 нужно в любом случае оформлять на русском языке и с использованием обычных арабских цифрч. 1 ст. 1 , п. 1 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» ; ст. 5 ГК РФ . К нему приложите документы, сделав их перевод на русскийп. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета... утв. Приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н . То есть в идеале к иностранному документу должна быть приложена еще одна бумага с таким же содержанием, но составленная на русском языкеп. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.91 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» ; п. 2 Письма Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47 .

Минфин разъяснял, что для целей налогового учета из иностранных документов должна быть переведена только информация, необходимая для подтверждения расходов (кто продавец, дата покупки, стоимость, количество товара и т. д.)Письма Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-07/6 , от 22.03.2010 № 03-03-05/57 . И если документы имеют одну и ту же форму, то можно перевести названия основных реквизитов только один раз и в дальнейшем переводить только информацию по сделке - то, чем заполнены строки и графы. Именно так мы и советуем вам поступить.

Причем нигде не указано, кто должен делать переводПисьмо Минфина России от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725 . А значит, помочь вам с этим могут ваши же работники. Если же вы будете обращаться к профессиональным переводчикам, то расходы на их услуги можно будет учесть для целей налогообложения прибылиПисьмо Минфина России от 08.09.2010 № 03-03-06/2/159 .

В локальном акте лучше указать, как оплачиваются дни убытия из РФ и прибытия в РФ

О.Л. Чейшвили, г. Минеральные Воды

В нашем положении о командировках указано, что «при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях». Работник вернулся из зарубежной командировки и требует, чтобы мы оплатили ему день возвращения в Россию из загранкомандировки хоть и в рублях, но по нормам, установленным для загранкомандировки. Прав ли он?

: Нет, ваш работник не прав. В вашем локальном акте используется такая же формулировка, как и в Положении об особенностях направления работников в служебные командировкип. 18 Положения . И на первый взгляд может показаться, что в ней определяется только валюта, в которой должны быть выплачены суточные, но не их размер. Однако это не так. Вот что нам сказали по этому поводу специалисты Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“ Когда в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки говорится, что при следовании работника на территорию Российской Федерации за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в рублях, то это означает, что за этот день нужно платить суточные в размере, установленном для командировок на территории РФ” .

Таким образом, в вашей ситуации нужно выплатить работнику суточные за день приезда из командировки по нормам, установленным для командировок по России.

А на будущее, чтобы не было вопросов, пропишите соответствующее условие о размере суточных в дни убытия из РФ и прибытия в Россию в том же внутреннем положении о командировках и ознакомьте с новой редакцией работниковп. 11 Положения , п. 17 Положения .

Две командировки в один день - одни суточные

А.Д. Синиченко, г. Сургут

Работник вернулся из командировки по России утром 17 августа 2011 г., а вечером этого же дня уехал в загранкомандировку. Можно ли было оформить начало следующей командировки той же датой, что и последний день предыдущей командировки? Надо ли было выплатить суточные за 17 августа в двойном размере?

: Этот вопрос мы переадресовали специалистам Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

“ В такой ситуации работнику должны быть выплачены суточные дважды за один день: одни - за командировку по территории России, другие - за загранкомандировку. Понятно желание работодателя выплатить работнику за этот день только одни суточные. Но если нормы для командировок установлены разныеп. 17 Положения , то по какой норме оплачивать этот день? Законодательно у работодателя нет права выбрать что-то одно. Поэтому либо надо платить суточные дважды, либо не допускать, чтобы у работника пересекались две разные командировки в одной дате” .

Минздравсоцразвития России

Однако при выплате двойных суточных за один день командировки и учете их в расходах у налоговиков неизбежно возникнут вопросы. Поэтому если вы не хотите спорить с проверяющими, то платите только одни суточные, размер которых больше.

В дальнейшем если вы будете заранее знать, что у вашего работника вот так пересекутся две командировки одним числом, то проще оформить ему одну командировку, но с несколькими пунктами назначения, своими служебными заданиями и т. д. Тогда не встанет вопрос ни о двойных суточных, ни о том, по какой норме их начислять.

Размер суточных один на всех работников, но разный для разных стран и городов

В.Е. Полунина, г. Братск

Можно ли устанавливать размер суточных отдельным приказом на каждую командировку? И допустимо ли установление размера суточных в зависимости от должности работника и региона командировки?

: Условия возмещения расходов на командировку, в том числе размеры суточных, должны быть установлены коллективным договором или локальным нормативным актом, который будет распространяться на всех работников и применяться не единожды, а многократност. 168 ТК РФ ; п. 11 Положения . В то же время свои нормы суточных можно устанавливать для каждой командировки приказом руководителя. Например, если у вас командировка - редкое событие. Тогда внутреннее положение о командировках вовсе не нужно.

Часто во внутренних локальных актах о командировках прописывают разные размеры суточных для работников, занимающих разные должности. Ведь однозначного запрета по этому поводу нигде нет. И в общем-то, какие и кому устанавливать суточные, вправе решить сам работодатель. Единственное, что недопустимо, - это установление разных суточных для конкретных работников, занимающих одинаковые должности.

Однако с такой позицией согласны не все. Поэтому оформление локального акта о командировках таким образом может вызвать вопросы у контролирующих органов. Вот как прокомментировали этот вопрос специалисты Федеральной службы по труду и занятости.

Из авторитетных источников

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости

“ Целевое назначение суточных - это компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Трудовой кодекс, Положение об особенностях направления работников в служебные командировкиутв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 не предусматривают ограничения размера суточных, но и не содержат прямой нормы, позволяющей устанавливать суточные в разных размерах в зависимости от должности, занимаемой работником, направляемым в командировку.

Вместе с тем в соответствии со ст. 3 ТК РФ никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества независимо от пола, национальности, других критериев, в том числе должностного положения. Поэтому получение работником преимуществ в виде увеличенного размера суточных, предоставляемого в связи с более высоким (должностным) статусом одного работника по отношению к другому, носит дискриминационный характер и может рассматриваться как дискриминация в сфере труда” .

Если же руководителям не хватает обычных суточных и они требуют для себя возмещения всех командировочных расходов, то вы можете возмещать им любые подтвержденные расходы, если на то есть их же распоряжение. Только вот учесть все эти расходы при расчете налога на прибыль не получится, потому что перечень командировочных расходов закрытый .

При невыполнении служебного задания расходы на командировку все равно возмещаются

Л.Н. Кибирева, г. Петрозаводск

Во время командировки бо´ льшую часть рабочего времени работника не было в принимающей организации. В итоге служебное задание он не выполнил. Сохраняется ли в этом случае за работником средний заработок за дни командировки? Обязаны ли мы возместить ему расходы? И можно ли их учесть для целей налогообложения прибыли?

: Если вы можете доказать, что работник в командировке действительно не работал, например, принимающая организация направила вам письмо об этом, то по решению руководителя за эти дни зарплату работнику можно не начислять. Конечно, он может не согласиться с этим и обратиться в суд. Но при наличии доказательств суд вряд ли поддержит вашего прогульщика. Если же доказательств у вас нет, то средний заработок сохраняется за работникомст. 167 ТК РФ .

А вот расходы по командировке возместить надо в любом случаестатьи 166-168 ТК РФ . Поскольку предоставить работнику указанные гарантии вы должны независимо от результата командировки. В то же время, если вы сможете доказать, что задание не выполнено по вине самого работника, вы можете применить к нему дисциплинарное взыскание, в частности замечание или выговорст. 166 , ст. 189 , ст. 192 ТК РФ .

Несмотря ни на что, командировочные расходы можно будет включить в «прибыльные» расходы - и не важно, выполнено служебное задание или нет и кто виноват в безрезультатности командировкиПисьмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2 ; п. 3 мотивировочной части Постановления ФАС МО от 29.07.2011 № КА-А40/7917-11 ; Постановления ФАС УО от 15.04.2008 № Ф09-2237/08-С2 ; ФАС СЗО от 25.09.2007 № А56-52300/2006 .

Опоздание со сдачей авансового отчета может навредить только самому работнику

С.М. Володин, г. Краснодар

Работник сдал авансовый отчет, командировочное удостоверение и служебное задание с отчетом о его выполнении через 10 рабочих дней после возвращения. Может ли это негативно сказаться на организации, если данный факт обнаружат проверяющие? Можно ли теперь какие-то командировочные расходы работнику не оплачивать? И можно ли за просрочку со сдачей документов наказать работника?

: Во-первых, пока авансовый отчет не утвержден руководителем, командировочные расходы нельзя учесть в целях налогообложения прибылиподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ . Во-вторых, если работник не сдает в течение 3 рабочих дней с момента возвращения из командировки авансовый отчетп. 26 Положения , это ведет к нарушению порядка ведения кассовых операцийп. 11 Порядка... утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 . Но административная ответственность за такое нарушение не предусмотрена, поэтому штрафы вам не грозят.

Несмотря на провинность работника, не оплачивать ему какие-то командировочные расходы вы не вправестатьи 166-168 ТК РФ . Но несоблюдение требования о сдаче авансового отчета в срок - это нарушение трудовой дисциплины. Поэтому, хотя рублем вы его наказать не можете, «наградить» замечанием или выговором - вполнест. 189 , ст. 192 НК РФ . Правда, только при условии, что работник был ознакомлен под роспись с положением о командировках, в котором прописаны сроки составления отчета.